Při odchodu zaměstnance nebo PhD studenta v zaměstnaneckém pracovním poměru, změně řešitele projektu nebo při předávání dat mimo MENDELU je potřeba zajistit, aby výzkumná data zůstala dostupná, srozumitelná a dále použitelná i bez osoby, která je vytvořila nebo shromáždila.
Výzkumná data vytvořená nebo shromážděná v rámci pracovních povinností na MENDELU patří podle vnitřních předpisů univerzitě. Odchod zaměstnance proto neznamená, že data odcházejí s ním. Před ukončením pracovního poměru nebo změnou pracoviště je potřeba zajistit, aby relevantní výzkumná data zůstala na MENDELU a mohla být v budoucnu správně interpretována a využívána.
Níže uvedený postup je doporučeným postupem pro předávání výzkumných dat na MENDELU. Konkrétní požadavky se mohou lišit podle charakteru výzkumu, typu dat, podmínek projektu, smluvních závazků nebo právních a etických omezení.
Kdy je potřeba data předávat?
Předání výzkumných dat je vhodné řešit zejména v těchto situacích:
Co má být při předání zajištěno?
Data musí být předána tak, aby jiný výzkumník/výzkumnice dokázali zjistit:
- co jednotlivé soubory a datové sady obsahují,
- jak data vznikla a jak byla zpracována,
- jak jsou data organizována,
- jak lze jednotlivé proměnné, kódy nebo hodnoty interpretovat,
- jaký software nebo nástroje jsou k práci s daty potřeba,
- jaká právní, etická, smluvní nebo licenční omezení se na data vztahují,
- kde je uložena referenční kopie dat,
- kdo za další správu dat odpovídá.
Součástí předání proto nejsou pouze samotná data, ale také jejich dokumentace a další související materiály nutné k jejich porozumění.
Předání dat při odchodu zaměstnance
Před odchodem zaměstnance by měla být relevantní výzkumná data předána vedoucímu pracoviště nebo jiné určené osobě, která převezme odpovědnost za jejich další správu.
Checklist pro předání dat
Pro praktickou kontrolu doporučujeme využít Checklist pro předání výzkumných dat.
1. Identifikujte data, která je potřeba předat
Může se jednat o:
- původní nebo raw data,
- zpracovaná a analyzovaná data,
- finální datové soubory související s publikacemi a dalšími výstupy,
- skripty, zdrojové kódy a analytické workflow,
- dokumentaci k metodám sběru a zpracování dat,
- dotazníky, protokoly, formuláře nebo jiné nástroje použité při sběru dat,
- dokumentaci k již publikovaným nebo archivovaným datovým sadám.
Není nutné dlouhodobě uchovávat každý pracovní nebo dočasný soubor. Musí však zůstat zachována data a dokumentace potřebná pro pochopení výzkumu, ověření výsledků, splnění povinností projektu nebo další využití dat.
2. Zajistěte srozumitelnou organizaci dat
Data by měla mít dokumentaci vysvětlující strukturu a názvy souborů. Mělo by být možné jednoznačně rozlišit například původní data, zpracovaná data nebo výstupy analýz.
Nový vědec/vědkyně pracující s předanými daty by neměl potřebovat původního autora k tomu, aby pochopil, kde se co nachází a co jednotlivé soubory znamenají.
3. Ověřte dokumentaci
Proto by měl každý předávaný datový soubor (nebo soubor datasetů) být doplněn dokumentací odpovídající jeho charakteru. Doporučujeme zajistit, že data budou doplněna o soubor README, který stručně popisuje:
- obsah datové sady,
- strukturu složek a souborů,
- způsob vzniku dat,
- hlavní kroky jejich zpracování,
- používané názvy, zkratky a konvence,
- potřebný software,
- důležitá omezení dalšího používání.
U strukturovaných dat by měl být podle potřeby přiložen také codebook, který vysvětluje jednotlivé proměnné, jednotky, kódování kategorií a způsob označení chybějících hodnot.
Pokud je pro reprodukci výsledků důležitý programový kód, měly by být předány také použité skripty a informace o potřebném softwaru, knihovnách a jejich verzích.
Udržitelné formáty
Pokud je to možné, měla by být důležitá data předána také ve formátu vhodném pro dlouhodobé uchování a další využití. Ideálně by se mělo jednat o otevřené, běžně používané a dobře dokumentované formáty, které nejsou závislé pouze na jednom konkrétním programu.
Zajistěte uložení na MENDELU
Relevantní výzkumná data by neměla při odchodu pracovníka zůstat pouze:
- na osobním počítači,
- na externím disku odcházející osoby,
- v soukromém cloudovém úložišti,
- nebo v prostoru, ke kterému po zrušení účtu nebude mít univerzita přístup.
Data je potřeba přesunout nebo zkopírovat do vhodného univerzitního či jiného úložiště a zajistit, aby k nim měla přístup osoba, která přebírá odpovědnost za jejich další správu.
Zkontrolujte právní a etická omezení
Před předáním dat je nutné ověřit, zda se na ně nevztahují omezení, která mohou ovlivnit jejich další používání nebo zpřístupnění.
Pozornost věnujte zejména:
- osobním a citlivým údajům,
- podmínkám informovaných souhlasů,
- požadavkům etické komise,
- smlouvám s výzkumnými partnery,
- podmínkám poskytovatele financování,
- licencím a právům k datům třetích stran,
- právům duševního vlastnictví,
- obchodnímu tajemství nebo výsledkům s potenciálem právní ochrany.
Předávání dat mimo MENDELU
Předání výzkumných dat jiné univerzitě, výzkumné instituci nebo jinému externímu subjektu může nastat například v případě, že budete osloveni s žádostí o sdílení podkladových výzkumných dat, na jejichž základě vznikla vaše publikace nebo jiné výzkumné výstupy.
Před sdílením dat mimo univerzitu by mělo být vždy jasné:
Dále je potřeba ověřit, zda má MENDELU právo data v daném rozsahu poskytnout a zda jejich předání neomezuje smlouva, licence, informovaný souhlas, ochrana osobních údajů nebo jiné právní či etické požadavky.
U veřejně dostupných dat může být další používání upraveno vhodnou licencí.
U neveřejných, diskrétních nebo citlivých dat může být potřeba uzavřít dohodu o předání a dalším užívání výzkumných dat, která vymezí práva a povinnosti příjemce.
Potřebujete pomoc s předáním výzkumných dat?
Pokud si odpovědná osoba chce ověřit, zda odcházející zaměstnanec předal výzkumná data v odpovídajícím stavu, může kontaktovat Open Science centrum MENDELU.
OSC může pomoci s metodickou kontrolou zejména z hlediska:
- organizace dat,
- dokumentace,
- datových formátů a dlouhodobé použitelnosti,
- základních principů FAIR správy dat,
- výběru vhodného způsobu uložení,
- úplnosti předávacího balíčku podle checklistu.
Metodická podpora OSC nenahrazuje odbornou kontrolu vědecké správnosti dat ani právní posouzení konkrétní smlouvy nebo právního vztahu.